10 Tips Memilih Meeting Venue di Hotel

Saya terbilang sering ditanyai pendapat ketika kantor ataupun organisasi saya bergabung perihal meeting venue baik berskala kecil maupun lebar. Mungkin karena saya sering diundang mereview hotel dan berkunjung ke seminar maupun rapat.

Salah satu altenatif meeting venue yang mudah memang mencari dari hotel ke hotel. Namun itu pun bukan pekerjaan mudah. Kerap kita akan menemukan masing-masing punya kelebihan dan kekuarang. Kadang pula ada elemen yang tidak kita perhatikan.

Berikut adalah 10 tips memilih meeting venue di hotel yang bisa dijadikan patokan.

Aksesibilitas

 Lokasi tempat acara sangat penting untuk memaksimalkan kehadiran acara. Sebelum menentukan lokasi, pastikan transportasi yang tersedia ke tempat sehingga peserta dapat dengan mudah tiba melalui udara, kereta api atau mobil. Bahkan mungkin angkutan umum.P astikan tersedia valet parkir.

Biaya

Sesuaikan pilihan dengan anggaran yang sudah dibuat sebelumnya. Wajib menaati anggaran. Jangan tergiur karena saat survey melihat tempat yang mewah padahal di atas budget. Tidak selamanya yang low budget itu buruk kualitasnya.Yang penting meeting berjalan  produktif dan  bebas dari gangguan bebas, serta menjaga peserta rapat bebas dari dehidrasi.

Fasilitas

Selalu melihat fasilitas yang tersedia sebelummemesan. Banyak hotel mengklaim memiliki 'fasilitas rapat lengkap' tetapi kenyataannya tidak. Coba cek beberapa hal: Apakah ia memiliki ruang pertemuan? Layar proyeksi dan in-focus tersedia? Unlimited Wi-Fi gratis? Bagaimana pencahayaannya?

 Respon

Ketika telah menemukan tempat yang disuka,  pantau seberapa cepat tim marketing merespon pertanyaan kita. Ini dapat menjadi indikasi. Ini bisa menjadi indicator pelayanan mereka secara keseluruhan.

Survey Lapangan

Jangan terlalu mengandalkan informasi dari situs maupun fax, coba kunjungi ke lapangan langsung.  Perhatikan cara mereka menerima tamu, karena cara itulah tamu rapat akan diterima nantinya. APakah parkir mobilnya luas? Bagaimana jiak penuh? Apakah parkir gratis? Apakah ada tempat untuk makan siang? Jika ada, cobalah untuk makan siang di sana untuk menilai kualitas pilihan makanan dan menu. Bagaimana staf berperilaku? Jangan lupa berikan informasi kebutuhan yang diperlukan.

Jenis Pertemuan

Pastikan juga untuk mengategorikan jenis meeting. Apakah benar-benar membutuhkan ruang tertutup, setengah tertutup, atrau terbuka sama sekali. Ataukah meeting membutuhkan venue dakat udara segar atau tidak.

Makanan dan Minuman

Pastikan peserta rapat mendapatkan cukup makanan dan minuman. J ika diperlukan, lakukan sesi mencicipi makanan. Tanyakan kepada chef kemungkinan-kemungkinan pilihan menu vegetarian dan non-vegetarian, harus halal dan lain sebaginya.

Kapasitas

Tidak ada gunanya pemesanan ruang rapat untuk mengakomodasi 250 orang hanya untuk beberapa delegasi. Juga sebaliknya. Pikirkan, jangan sampai salah memilih ruangan agar peserta rapat tidak merasa diintimidasi oleh ruangan.

Biaya Parkir

Sekarang ini  semakin banyak orang membawa uang non-tunai. Coba cek kemungkinan pembayaran-pembayaran dengan nontunai untuk parkir. Jika memang idak ada, harap diberitahukan kepada peserta undangan mengenai pearkir tersebut. Entah itu gratis atau berbayar.

Akomodasi

Pastkan juga di tempat meeting tersebut jika ada peserta yang ingin menginap. Apakah kamarnya memadai fasilitasnya atau tidak, kondisi wifi, dan lainnya.

  

 Belum lama ini saya meeting di salah satu meeting room  Hotel Oria, Jalan KH Wahid Hasyim 85, Jakarta. Pesertanya sekitar 15 orang.  

Saat datang dan masuk ke lobi, saya disapa ramah oleh petugas security dengan ramah, serta informatif memandu saya ke ruang meeting yang harus naik ke lantai dua. Saya memilih tangga, dan cukup mengejutkan melihat ada café di pojokan.

Saya periksa toliletnya dulu seperti biasanya, ternyata bersih dan engsel-engsel  kunci yang tertutup baik. Air toilet  deras dan tissue juga tersedia baru.

Untuk coffee break makanan yang disediakan juga kombinasinya pas, yang manis dan gurih. Juga tersedia pilihan kopi dan the unuk mimum, selain air putih di meja.

Fasilitas wifi dan lainnya sesuai dengan yang dibutuhkan rapat. Dan tentu saja yang saya suka lokasinya strategis. Nggak susah juga mencari ojek dan taxi, karena di depannya berseliweran.

Mudah-mudahan, sekali waktu saya bisa menginap juga di sini. Tidak hanya sekadar meeting J