Saya terbilang sering ditanyai pendapat ketika kantor
ataupun organisasi saya bergabung perihal meeting venue baik berskala kecil
maupun lebar. Mungkin karena saya sering diundang mereview hotel dan berkunjung
ke seminar maupun rapat.
Salah satu altenatif meeting venue yang mudah memang mencari dari hotel ke hotel. Namun itu pun bukan pekerjaan mudah. Kerap kita akan menemukan masing-masing punya kelebihan dan kekuarang. Kadang pula ada elemen yang tidak kita perhatikan.
Salah satu altenatif meeting venue yang mudah memang mencari dari hotel ke hotel. Namun itu pun bukan pekerjaan mudah. Kerap kita akan menemukan masing-masing punya kelebihan dan kekuarang. Kadang pula ada elemen yang tidak kita perhatikan.
Berikut adalah 10 tips memilih meeting venue di hotel yang
bisa dijadikan patokan.
Aksesibilitas
Lokasi tempat acara
sangat penting untuk memaksimalkan kehadiran acara. Sebelum menentukan lokasi, pastikan
transportasi yang tersedia ke tempat sehingga peserta dapat dengan mudah tiba
melalui udara, kereta api atau mobil. Bahkan mungkin angkutan umum.P astikan tersedia
valet parkir.
Biaya
Sesuaikan pilihan dengan anggaran yang sudah dibuat
sebelumnya. Wajib menaati anggaran. Jangan tergiur karena saat survey melihat
tempat yang mewah padahal di atas budget. Tidak selamanya yang low budget itu buruk
kualitasnya.Yang penting meeting berjalan produktif dan bebas dari gangguan bebas, serta menjaga peserta
rapat bebas dari dehidrasi.
Fasilitas
Selalu melihat fasilitas yang tersedia sebelummemesan.
Banyak hotel mengklaim memiliki 'fasilitas rapat lengkap' tetapi kenyataannya
tidak. Coba cek beberapa hal: Apakah ia memiliki ruang pertemuan? Layar
proyeksi dan in-focus tersedia? Unlimited Wi-Fi gratis? Bagaimana
pencahayaannya?
Respon
Ketika telah menemukan tempat yang disuka, pantau seberapa cepat tim marketing merespon
pertanyaan kita. Ini dapat menjadi indikasi. Ini bisa menjadi indicator pelayanan
mereka secara keseluruhan.
Survey Lapangan
Jangan terlalu mengandalkan informasi dari situs maupun fax,
coba kunjungi ke lapangan langsung.
Perhatikan cara mereka menerima tamu, karena cara itulah tamu rapat akan
diterima nantinya. APakah parkir mobilnya luas? Bagaimana jiak penuh? Apakah
parkir gratis? Apakah ada tempat untuk makan siang? Jika ada, cobalah untuk
makan siang di sana untuk menilai kualitas pilihan makanan dan menu. Bagaimana
staf berperilaku? Jangan lupa berikan informasi kebutuhan yang diperlukan.
Jenis Pertemuan
Pastikan juga untuk mengategorikan jenis meeting. Apakah
benar-benar membutuhkan ruang tertutup, setengah tertutup, atrau terbuka sama
sekali. Ataukah meeting membutuhkan venue dakat udara segar atau tidak.
Makanan dan Minuman
Pastikan peserta rapat mendapatkan cukup makanan dan minuman.
J ika diperlukan, lakukan sesi mencicipi makanan. Tanyakan kepada chef
kemungkinan-kemungkinan pilihan menu vegetarian dan non-vegetarian, harus halal
dan lain sebaginya.
Kapasitas
Tidak ada gunanya pemesanan ruang rapat untuk mengakomodasi 250
orang hanya untuk beberapa delegasi. Juga sebaliknya. Pikirkan, jangan sampai
salah memilih ruangan agar peserta rapat tidak merasa diintimidasi oleh
ruangan.
Biaya Parkir
Sekarang ini semakin
banyak orang membawa uang non-tunai. Coba cek kemungkinan pembayaran-pembayaran
dengan nontunai untuk parkir. Jika memang idak ada, harap diberitahukan kepada
peserta undangan mengenai pearkir tersebut. Entah itu gratis atau berbayar.
Akomodasi
Pastkan juga di tempat meeting tersebut jika ada peserta
yang ingin menginap. Apakah kamarnya memadai fasilitasnya atau tidak, kondisi
wifi, dan lainnya.
Belum lama ini saya meeting di salah satu
meeting room Hotel Oria, Jalan KH Wahid
Hasyim 85, Jakarta. Pesertanya sekitar 15 orang.
Saat datang dan masuk ke lobi,
saya disapa ramah oleh petugas security dengan ramah, serta informatif memandu
saya ke ruang meeting yang harus naik ke lantai dua. Saya memilih tangga, dan
cukup mengejutkan melihat ada café di pojokan.
Saya periksa toliletnya dulu
seperti biasanya, ternyata bersih dan engsel-engsel kunci yang tertutup baik. Air toilet deras dan tissue juga tersedia baru.
Untuk coffee break makanan yang
disediakan juga kombinasinya pas, yang manis dan gurih. Juga tersedia pilihan
kopi dan the unuk mimum, selain air putih di meja.
Fasilitas wifi dan lainnya sesuai
dengan yang dibutuhkan rapat. Dan tentu saja yang saya suka lokasinya
strategis. Nggak susah juga mencari ojek dan taxi, karena di depannya
berseliweran.
Mudah-mudahan, sekali waktu saya bisa menginap juga di sini.
Tidak hanya sekadar meeting J